商談後のメールの正しい書き方｜好印象を与えるポイントと文例集Blog

商談が終わった後、メールを送るべきか迷ったことはありませんか？ 実は、商談後のメールは相手との関係を深めるために非常に重要な役割を果たします。適切なメールを送ることで、相手に好印象を与え、次回の商談や契約につなげやすくなります。

この記事では、商談後のメールを送るべき理由や適切なタイミング、具体的な書き方、さらによくあるミスや注意点まで詳しく解説します。ビジネスメールのマナーを押さえ、効果的なフォローアップを行いましょう。

商談後のメールはなぜ重要？送るべき理由とは

商談後のメールは、相手に対する感謝の気持ちを伝えるだけでなく、ビジネスマナーとしての評価を高める重要なツールです。以下の理由から、必ず送るようにしましょう。

相手に感謝の気持ちを伝えられるから

商談の時間を取ってもらったことに対して、しっかりと感謝の気持ちを伝えることが大切です。これにより、相手に好印象を与え、良好な関係を築くことができます。

特に、ビジネスでは第一印象が重要です。商談後のメールで丁寧なお礼を伝えることで、「この人は礼儀正しい」と感じてもらえます。

商談内容を再確認し、認識のズレを防げるから

口頭での商談では、伝えたつもりでも相手が正しく理解できていないことがあります。メールで要点をまとめて送ることで、認識のズレを防ぎ、スムーズな取引につなげることができます。

特に、具体的な数字や期日などは必ず明記し、誤解が生じないようにしましょう。

次回の商談や契約につなげやすくなるから

商談後のメールには、次回のアクションについても明確に記載することが重要です。「次回の打ち合わせについて調整しましょう」などの一言があるだけで、スムーズに次のステップへ進むことができます。

フォローアップのメールを送ることで、相手が「この商談に価値がある」と感じ、契約に結びつきやすくなります。

ビジネスマナーとしての評価が上がるから

ビジネスの場では、商談後にお礼のメールを送ることが一般的なマナーとされています。これを怠ると、相手によっては「礼儀がない」と思われることもあるため、注意が必要です。

また、丁寧なメールを送ることで、あなた自身のビジネスパーソンとしての信頼度も高まります。

商談後のメールを送るタイミングと基本マナー

商談後のメールは、適切なタイミングで送ることが重要です。また、ビジネスメールの基本マナーを守ることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

できるだけ当日中に送るのがベスト

商談後のメールは、できるだけ当日中に送るのが理想的です。時間が経ちすぎると、相手の印象が薄れてしまい、フォローアップの効果が半減してしまいます。

どうしても当日中に送れない場合でも、翌日には必ず送るようにしましょう。

件名は分かりやすく簡潔にする

ビジネスメールの件名は、相手がひと目で内容を把握できるようにすることが重要です。長すぎる件名は避け、シンプルかつ具体的なタイトルをつけましょう。

例：「本日の商談のお礼｜〇〇株式会社」など、分かりやすい件名を意識しましょう。

敬語や表現に注意し、丁寧な文章を心がける

ビジネスメールでは、適切な敬語を使い、失礼のない表現を心がけましょう。特に、目上の相手や取引先に送る場合は、敬語の使い方に注意が必要です。

また、シンプルで分かりやすい文章を意識し、冗長な表現は避けましょう。

相手に合わせた適切なフォーマットを使う

メールのフォーマットは、相手の企業文化や立場に応じて調整することが大切です。例えば、カジュアルな関係性であれば、ややフランクな表現も許容されることがありますが、フォーマルな場面では正式なビジネスメールの形式を守りましょう。

適切なフォーマットを使用することで、相手に与える印象を良くすることができます。

商談後のメールに盛り込むべき重要なポイント

商談後のメールには、相手に伝えるべき重要なポイントがいくつかあります。これらを適切に盛り込むことで、スムーズな取引につながるだけでなく、ビジネスパートナーとしての信頼度を高めることができます。

お礼の言葉を最初に述べる

メールの冒頭では、まず商談の機会をいただいたことに対する感謝の気持ちを述べることが大切です。「本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました」など、シンプルで丁寧な表現を心がけましょう。

お礼の言葉をしっかり伝えることで、相手に好印象を与えるだけでなく、今後の関係を良好に保つ効果もあります。

商談内容の要点を簡潔にまとめる

商談の内容を簡潔にまとめることで、相手と自分の認識が一致しているかを確認できます。特に、商談中に決まったことや、今後の方針について整理し、簡潔に伝えることが重要です。

「本日の商談では、○○についてお話しし、以下の点について合意いたしました。」といった形で要点をまとめると、相手も理解しやすくなります。

今後の対応や次のステップを明確にする

商談後のメールには、今後のアクションプランについて明記することが重要です。次の商談の予定や、必要な対応について整理し、相手に分かりやすく伝えましょう。

例えば、「次回の打ち合わせについて、〇月〇日にご都合はいかがでしょうか？」といった形で具体的に提案すると、相手もスムーズに対応しやすくなります。

必要な資料や追加情報を添付する

商談中に話題に出た資料や追加情報があれば、メールに添付して送ると親切です。事前に準備していた資料はもちろん、相手からリクエストがあったものを迅速に送ることで、誠実な対応を示すことができます。

また、資料を送る際には「添付資料をご確認の上、ご不明点がございましたらご連絡ください」など、フォローの一言を添えるとより丁寧です。

商談後のメールの書き方｜基本構成と注意点

商談後のメールを書く際には、基本的な構成を押さえておくと、簡潔で分かりやすい文章になります。ここでは、メールの書き方と注意点を解説します。

件名の書き方｜商談内容が伝わるタイトルにする

メールの件名は、相手がすぐに内容を把握できるよう、簡潔で分かりやすいものにしましょう。例えば、以下のような件名が適しています。

• 「本日の商談のお礼｜株式会社○○」
• 「○○に関するお打ち合わせのご確認」
• 「【フォローアップ】本日の商談について」

シンプルかつ具体的な件名をつけることで、相手がメールを見落としにくくなります。

挨拶とお礼の書き方｜ビジネスマナーを意識する

メールの冒頭では、適切な挨拶とお礼の言葉を述べることが重要です。例えば、以下のような文章を使うと良いでしょう。

「お世話になっております。株式会社○○の△△です。本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」

丁寧な表現を用いることで、ビジネスマナーを意識した好印象のメールになります。

商談の要点を簡潔に伝える方法

商談の内容を振り返り、重要なポイントを整理して伝えることで、相手との認識のズレを防ぐことができます。例えば、以下のような書き方が有効です。

「本日の商談では、以下の点についてお話しさせていただきました。」

• 製品Aの導入に関する条件
• 納期と価格の調整
• 次回の打ち合わせの日程

箇条書きを活用すると、分かりやすく整理できます。

今後のアクションを明確に示す

商談後のメールでは、今後のアクションについて明確に示すことが大切です。例えば、「次回の商談の候補日をご連絡ください」「契約書のドラフトをお送りしますのでご確認をお願いいたします」など、相手に具体的なアクションを促す形で書きましょう。

結びの言葉と署名の入れ方

メールの最後には、感謝の言葉を再度述べ、署名を入れます。例えば、以下のような締め方が適切です。

「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」

署名には、自分の氏名、会社名、連絡先を明記し、相手がすぐに連絡できるようにしておきましょう。

【文例集】商談後のメールの具体的な例文5選

ここでは、実際に使える商談後のメールの文例を5つご紹介します。シンプルなお礼メールから、次回の打ち合わせの提案、契約の締結を促すメールまで、状況に応じて使い分けましょう。

シンプルなお礼メールの例

最も基本的なお礼メールの文例です。特に追加のアクションが必要ない場合や、商談の振り返りを簡潔に済ませたい場合に適しています。

件名： 本日の商談のお礼（株式会社○○）

本文：

○○株式会社
△△様

お世話になっております。株式会社○○の□□です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。○○に関するお話を直接伺うことができ、大変有意義な時間となりました。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
株式会社○○
□□ △△
メール：xxx@xxx.com
電話番号：03-xxxx-xxxx
――――――――――

次回の打ち合わせを提案するメールの例

次回の商談をスムーズに調整するためのメールの文例です。具体的な日程を提示すると、相手も予定を立てやすくなります。

件名： 次回の打ち合わせ日程について（株式会社○○）

本文：

○○株式会社
△△様

お世話になっております。株式会社○○の□□です。

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。貴社のご要望について詳しく伺うことができ、大変勉強になりました。

さて、次回の打ち合わせについてですが、以下の日程でご都合はいかがでしょうか？

• ○月○日（○） 10:00～
• ○月○日（○） 14:00～
• ○月○日（○） 16:00～

もし別の日程のほうがご都合がよろしければ、ご希望の日程をお知らせいただけますでしょうか？

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

追加資料を送付する際のメールの例

商談中に話題に上がった資料を送付する際のメールです。相手がスムーズに確認できるよう、資料の内容についても簡単に説明を加えましょう。

件名： ○○の資料をお送りいたします（株式会社○○）

本文：

○○株式会社
△△様

お世話になっております。株式会社○○の□□です。

本日はお打ち合わせいただき、誠にありがとうございました。

商談の中でご関心をお寄せいただいた○○の詳細資料を添付いたします。ご確認いただき、ご不明な点や追加のご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

契約の締結を促すメールの例

商談の結果、契約に進める場合のフォローアップメールの文例です。契約に関する詳細を明確に伝え、相手がスムーズに対応できるようにしましょう。

件名： 契約書送付のご案内（株式会社○○）

本文：

○○株式会社
△△様

お世話になっております。株式会社○○の□□です。

先日はお打ち合わせいただき、誠にありがとうございました。お話しさせていただいた内容をもとに、契約書を作成いたしましたので、添付にてお送りいたします。

ご確認の上、ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。

また、署名・捺印の上、ご返送いただけますと幸いです。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

商談のフォローアップを行うメールの例

商談後に一定の期間が経過し、相手からの返答がない場合のフォローアップメールの文例です。

件名： 先日の商談についてのご確認（株式会社○○）

本文：

○○株式会社
△△様

お世話になっております。株式会社○○の□□です。

先日はお打ち合わせいただき、誠にありがとうございました。

その後、ご検討の進捗はいかがでしょうか？ 何かご不明な点や追加の情報が必要でしたら、お気軽にご連絡ください。

また、ご状況をお伺いするために、○月○日頃に再度ご連絡させていただきます。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

商談後のメールを送る際のよくあるNG例と対策

商談後のメールは、相手に好印象を与える重要なツールですが、書き方を間違えると逆効果になることもあります。ここでは、よくあるNG例とその対策を解説します。

送るタイミングが遅すぎる

商談後のメールを送るのが遅すぎると、相手の印象が薄れ、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。特に、他の企業と競争している場合、迅速な対応が成功の鍵となります。

対策： 商談後、できるだけ当日中にメールを送ることを意識しましょう。遅くとも翌日には送るのが理想です。予定が立て込んでいる場合でも、短いお礼のメールを先に送り、詳細は後で伝えるようにすると良いでしょう。

件名がわかりにくく、開封されにくい

件名が抽象的だったり長すぎたりすると、相手がメールを開封しない可能性が高まります。特に忙しいビジネスパーソンは、多くのメールを受け取るため、件名が分かりにくいとスルーされることがあります。

対策： シンプルで具体的な件名を設定しましょう。例えば、「本日の商談のお礼｜株式会社○○」や「○○についてのフォローアップのご連絡」など、内容が一目でわかる件名をつけることが重要です。

敬語の使い方が間違っている

敬語の誤りは、相手に違和感を与えたり、失礼な印象を与えたりする原因になります。特に、二重敬語や尊敬語と謙譲語の混同はよくあるミスのひとつです。

対策： ビジネスメールでは、「ご確認いただけますでしょうか」「お時間を頂戴し、誠にありがとうございました」など、正しい敬語を使用するようにしましょう。また、送信前に敬語の誤りがないか確認することも大切です。

商談内容が曖昧で伝わらない

商談後のメールにおいて、内容が曖昧すぎると、相手との認識のズレが生じる可能性があります。特に、具体的な提案や次のアクションについての記載がないと、相手が対応に困ることがあります。

対策： 商談で決まったことや次のステップを簡潔にまとめましょう。例えば、「本日の商談では、○○について合意し、次回の打ち合わせを○月○日に行う予定となりました」など、具体的に書くことが重要です。

長すぎて読みづらい文章になっている

あまりにも長文すぎるメールは、相手が読むのに負担を感じてしまいます。特に、細かい説明を詰め込みすぎると、要点が伝わりにくくなります。

対策： 文章はできるだけ簡潔にまとめましょう。長くなる場合は、箇条書きを使ったり、重要なポイントを先に伝えたりする工夫をすると、読みやすいメールになります。

商談後のメールで印象をアップさせるコツ

商談後のメールは、単なるお礼を伝えるだけでなく、相手に好印象を与えるための重要な手段です。ここでは、印象をアップさせるための具体的なコツを紹介します。

相手の発言や提案に言及する

相手が商談中に話した内容に触れることで、会話をしっかり聞いていたことを伝えられます。これにより、「この人は自分の話を理解してくれている」と感じてもらうことができます。

例：「本日の商談でお話しいただいた○○の件について、大変参考になりました」や「貴社の○○に関するご提案、ぜひ前向きに検討させていただきます」といった形で、相手の発言に言及しましょう。

ポジティブな表現を取り入れる

ビジネスメールでは、前向きでポジティブな表現を使うことで、相手に良い印象を与えることができます。特に、今後の関係を築いていく上で、積極的な姿勢を示すことが大切です。

例：「今後のご協力を心より楽しみにしております」「貴社とのさらなる協力関係を築いていけることを願っております」など、明るく前向きな言葉を意識しましょう。

読みやすい文章構成を意識する

文章が長すぎたり、情報が整理されていないと、相手が内容を理解しにくくなります。商談後のメールは、簡潔でわかりやすい構成を意識することが大切です。

ポイント：

• 1文を短くし、簡潔にまとめる
• 箇条書きを活用して、情報を整理する
• 重要なポイントを先に伝える

例えば、「本日の商談では、○○についてお話しし、以下の点について合意しました。」と書き、その後に箇条書きで内容を整理すると、非常に分かりやすくなります。

相手に応じたパーソナライズをする

定型的なメールを送るだけでは、相手に特別感を与えることはできません。相手の名前を入れることはもちろん、商談内容に応じてカスタマイズすることが大切です。

例：「△△様のお話を伺い、改めて貴社の○○への取り組みの素晴らしさを感じました」など、相手の会社や事業について触れることで、よりパーソナライズされた印象を与えることができます。

これらのコツを意識することで、商談後のメールが単なるフォーマルなやり取りではなく、相手との関係を深めるための有効なツールとなります。積極的に活用し、ビジネスの成功につなげていきましょう。

まとめ｜商談後のメールで良い関係を築こう

商談後のメールは、単なるフォーマルな挨拶ではなく、相手との関係を強化し、次のビジネスチャンスにつなげる重要な役割を果たします。

適切なタイミングで感謝の気持ちを伝え、商談の要点を整理し、次のアクションを明確にすることで、相手に好印象を与えることができます。

今回紹介したポイントや文例を活用し、効果的なフォローアップを行いましょう。適切な商談後のメールを送ることで、信頼関係を築き、ビジネスの成功につなげていきましょう。